Omschrijving van de functionaliteit
Bij het behandelen van een inkoopfactuur geef je aan welke vervolgactie je naar een gebruiker wilt uitvoeren. Deze acties kan je bij iedere inkoopfactuur handmatig uitvoeren, maar het is ook mogelijk terugkerende acties vast te leggen in een autoroute.
Een autoroute is een actie die Blue10 automatisch uitvoert zonder tussenkomst van een gebruiker. Je kan een autoroute alleen gebruiken op het moment dat die actie in alle gevallen uitgevoerd moet worden en de gebruiker de factuur niet meer hoeft in te zien.
Een voorbeeld hiervan is het automatisch boeken en archiveren van facturen nadat deze betaald zijn.
Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen voor het openen van het Overzicht autoroutes en het aanmaken van een autoroute in het Beheer:
- Klik op Beheer > Autoroutes.
- De pagina is als volgt opgebouwd:
- Via Nieuwe route is het mogelijk om een nieuwe autoroute aan te maken.
- Boven aan de pagina is het mogelijk om het overzicht te filteren.
- Het overzicht toont alle actieve en inactieve autoroutes van alle administraties in de Blue10 omgeving. De kolommen geven een inzicht in de opbouw van een autoroute. Door te klikken op de regel is het mogelijk om de autoroute te bewerken en meer details in te zien.
- Klik op Nieuwe route om een nieuwe autoroute aan te maken en doorloop de volgende velden:
- Bedrijf: Geef aan of de autoroute geldt voor alle administraties/bedrijven of voor één administratie/bedrijf. Let op: Bij de optie Alle is het niet mogelijk om de autoroute op basis van leverancier, kostenplaats, kostendrager, grootboek of project in te richten.
- Leverancier: Vul de naam of namen van de betreffende leverancier(s) in.
- Laatste actie: Vul hier de laatste actie die is uitgevoerd op een factuur vóórdat de autoroute start.
- Ligt bij: Selecteer hier de gebruiker waar de factuur op dat moment ligt, dus naar wie de Laatste actie is uitgevoerd. Tip: In de historie van een factuur vind je de voorgaande actie (Laatste actie) en de gebruiker waar de factuur op dat moment ligt (Ligt bij). Lees de acties in de historie van beneden naar boven.
- Huidige status: Vul hier de huidige status waarin de factuur zich bevindt als de autoroute moet starten. De huidige status is altijd in de kop van de factuur terug te vinden bij het veld Status.
- Actie: Vul hier de actie die Blue10 automatisch moet uitvoeren.
- Stuur naar: Selecteer hier de gebruiker naar wie de actie automatisch moet worden uitgevoerd.
- Nieuwe status: Blue10 vult hier automatisch de nieuwe status van de factuur als de actie automatisch is uitgevoerd. Dit is een direct gevolg van de voorgaande status en de uit te voeren actie.
- Standaard opmerking: Dit veld is optioneel. Vul hier de tekst die bij het uitvoeren van deze autoroute standaard zichtbaar is in het veld Opmerking en de historie bij een factuur.
- Vaak is het niet nodig om voorwaarden in te stellen, omdat de Laatste actie al beperkend genoeg is. Onder Extra instellingen is het mogelijk om de autoroute op meerdere kenmerken of voorwaarden in te richten.
- Klik op Opslaan om de autoroute aan te maken. Deze is direct actief waardoor de ingestelde acties automatisch worden uitgevoerd.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Description of the functionality
When processing a purchase invoice, you indicate which follow-up action you want to perform for a user. You can perform these actions manually for each purchase invoice, but it is also possible to record recurring actions in a auto route.
An auto route is an action that Blue10 performs automatically without user intervention. You can only use an auto route when that action must be performed in all cases and the user no longer needs to view the invoice
An example of this is the automatic booking and archiving of invoices after they have been paid.
How does the functionality work?
Follow these steps to open the Auto Route overview and create an auto route in Settings:
- Go to Settings > Auto Routes.
- The page is structured as follows:
- On the left-hand side, you can create a new auto route via + New route.
- On the right-hand side, it is possible to filter the overview by characteristics.
- The overview shows all active and inactive auto routes from all administrations in the Blue10 environment. The columns provide insight into the structure of an auto route. By clicking on the line, it is possible to edit the auto route and view more details.
- Click on New route to create a new auto route and complete the following fields:
- Company: Indicate whether the route applies to all administrations/ companies or for one administration/ company. Take Note: In the All companies option it is not possible to set up the route on the basis of supplier, cost center or project.
- Supplier: Enter the name or names of the relevant supplier(s).
- Last action: Enter the last action taken on an invoice before the route starts.
- User: Select here the user where the invoice is at that moment, so to whom the Last Action was performed. Tip: In the history of an invoice you will find the previous action (Last action) and the user with whom the invoice “sits” at that moment (Located at). Read the actions in the history from bottom to top.
- Current Status: Enter the current status in which the invoice is located when the route has to start. The current status can always be found in the head of the invoice.
- Action: Select here the action that Blue10 should perform automatically (in case of an auto route) or fill in the action that Blue10 should give as a suggestion (in case of a suggested route).
- Send to: Select the user to whom you want to carry out the action.
- Status new: Blue10 automatically fills the new status of the invoice when the action is executed. This is a direct result of the previous status and the action to be performed.
- Standard Text: Optional: Enter the text that is visible when this route is executed in the Comment field and the History of an invoice.
- It is often not necessary to set conditions, as the Last action is already restrictive enough. Under Additional settings, it is possible to configure the auto route based on multiple characteristics or conditions.
- Click Save to activate the route. After saving, the route is immediately active, even for already scanned invoices.
Do you have any questions about this?
Send an email to support@blue10.com or call +31 88 2583101.