Weergaven:

Omschrijving van de functionaliteit
Met snelteksten is het mogelijk om bij een bepaalde status en actie snel een (standaard)opmerking mee te geven. Door het gebruik van een sneltekst is het niet iedere keer nodig om dezelfde opmerking te typen. Dit is handig als een gebruiker bijvoorbeeld soms de opmerking ‘Kloppen deze bedragen?’ en soms de opmerking ‘Wil je de bijlage toevoegen?’ vult invullen. De gebruiker kan dan snel kiezen uit één van deze snelteksten en de factuur opsturen. Meer over het gebruik van snelteksten lees je hier.

 

Tip: Sommige acties zijn vanzelfsprekend. Bijvoorbeeld dat de directeur de factuur moet goedkeuren voor betaling als een factuur wordt opgestuurd. Dan raden we aan om in dit geval geen opmerking mee te geven. Op het moment dat er een uitzondering is waarover de gebruiker een opmerking over meegeeft richting een andere gebruiker, raden we aan om wel een opmerking mee te geven. Dan valt deze meer op de bij de andere gebruiker.

 

Let op: Om gebruik te maken van snelteksten moeten deze eerst worden aangemaakt door een gebruiker met beheerdersrechten. Meer over het aanmaken van snelteksten lees je hier.

 

Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen:

 

  1. Ga naar Beheer > Snelteksten.

  2. De pagina is als volgt opgebouwd:

    1. Bovenaan is het mogelijk om via Nieuwe standaard tekst aanmaken een nieuwe sneltekst aan te maken.

    2. Rechtsboven is het mogelijk om te zoeken naar bepaalde snelteksten.

    3. In het overzicht zijn de volgende kolommen zichtbaar:

       

      1. Status: Dit is de status waarbij het mogelijk is om de sneltekst te selecteren.

      2. Actie: Dit is de actie waarbij het mogelijk is om de sneltekst te selecteren.

      3. Tekst: Dit is de tekst van de sneltekst.

      4. Volgorde: Dit is de plek in de rangschikking waar de sneltekst staat in de drop-down.

      5. Goedgekeurd: Geeft aan of het document al goedgekeurd moet zijn of niet voor het selecteren van de sneltekst.

      6. Ligt bij behandelaar: Geeft aan of alleen de gebruiker die het document mag behandelen, de sneltekst mag selecteren.

      7. Mag goedkeuren voor betaling: Geeft aan of het alleen mogelijk is om de sneltekst te selecteren wanneer de gebruiker de rol Goedkeuren voor betaling heeft.

      8. Afgetekend: Dit is niet van toepassing.

 

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Description of the functionality

With default texts, it is possible to quickly add a (standard) comment to a specific status and action. By using a default text, it is not necessary to type the same comment every time. This is useful if, for example, a user sometimes fills in the comment “Are these amounts correct?” and sometimes the comment “Would you like to add the attachment?”. The user can then quickly choose one of these default texts and send the invoice. You can read more about using quick texts here.

 

Tip: Some actions are self-evident. For example, the director must approve the invoice for payment when an invoice is sent. In this case, we recommend not adding a comment. However, if there is an exception that the user wants to comment on to another user, we recommend adding a comment. This will make it more noticeable to the other user.

 

Please note: To use default texts, they must first be created by a user with administrator rights.

 

How does the functionality work?
Follow these steps:

 

  1. Go to Settings > Default texts.
  2. The page is structured as follows:
    1. At the top, you can create a new quick text via Create new default text.
    2. At the top right, you can search for specific default texts.
    3. The following columns are visible in the overview:
      1. Status: Select the status the invoice should have.
      2. Action: Select the intended action the user should chose.
      3. Text: Add the default text here.
      4. Hierarchy: Chose in what order the default texts should pop up.
      5. Approved: Chose if the invoice should already be approved or not before this default text is chosen.

      6. Can approve invoices: Chose if only approvers should be able to select this text.

         

      7. Located with practitioner: Set this to Yes if only users who are allowed to Post should see this text.

 

Do you have any questions about this? 
Send an email to support@blue10.com or call +31 88 2583101.
Trefwoorden: Goedkeuren Routing / Status-acties snelteksten sneltekst documentdetailpagina