Omschrijving van de functionaliteit
Bij het behandelen van een inkoopfactuur geef je aan welke vervolgactie je naar een gebruiker wilt uitvoeren. Deze acties kan je bij iedere inkoopfactuur handmatig uitvoeren, maar het is ook mogelijk terugkerende acties vast te leggen in een route. Het is mogelijk om een suggestie- of autoroute aan te maken. Het type route bepaald de impact; bij een suggestieroute krijgt een gebruiker een suggestie en bij een autoroute voert Blue10 automatisch de actie uit.
Iedere gebruiker kan een suggestieroute aanmaken op de Documentdetailpagina: Inkoop. Gebruikers met beheerdersrechten hebben de mogelijkheid om ook een autoroute aan te maken op de Documentdetailpagina (naast de optie om dit via Beheer > Suggestie routes of Autoroutes te doen).
Let op: Een route die door een gebruiker is aangemaakt kan door te klikken op de Gebruikersnaam > Mijn routes de zelf aangemaakte routes inzien en bewerken.
Hoe werkt de functionaliteit?
Met behulp van een voorbeeld leggen we uit hoe het aanmaken van een route op de Documentdetailpagina werkt. In het voorbeeld maken we een suggestieroute voor het controleren van facturen. Standaard ziet een controleur het volgende bij een geopende factuur via het Documentenoverzicht:
De controleur moet de Actie aanpassen van Opsturen naar Akkoord en vervolgens op Uitvoeren klikken. In meer dan 90% van de gevallen voert de controleur deze handelingen uit. Om zo efficiënt mogelijk met Blue10 te werken, kan de controleur een suggestieroute aanmaken die standaard de Actie Akkoord en Naar een specifieke gebruiker toont met een eventuele opmerking.
Volg onderstaande stappen:
- Open de betreffende factuur.
- Vul bij het kopje Actie de gewenste acties in voor de geopende factuur:
- Actie: In het geval van inhoudelijke controle van een factuur geldt dan de Actie: Akkoord.
- Naar: In het geval van controleren van een factuur geldt Naar een specifieke gebruiker.
- Opmerking: Eventueel kan je in het veld Opmerking tekst plaatsen.
- Route: Vink bij Route Suggestieroute aan. Een vinkje bij Suggestieroute betekent dat de suggestieroute geldt voor de betreffende administratie en één specifieke leverancier. Let op: Een vinkje bij Voor alle leveranciers betekent dat de suggestieroute geldt voor de betreffende administratie en alle leveranciers binnen deze administratie.
- Klik op Uitvoeren om de suggestieroute te activeren en de betreffende actie uit te voeren. Bij de volgende factuur van de betreffende administratie en leverancier krijg je de suggestie te zien.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Description of the functionality
When processing a purchase invoice, you indicate which follow-up action you want to perform for a user. You can perform these actions manually for each purchase invoice, but it is also possible to record recurring actions in a route. It is possible to create a suggestion or auto route. The type of route determines the impact; with a suggestion route, a user receives a suggestion, and with an auto route, Blue10 automatically performs the action.
Every user can create a suggestion route on the Document Details Page: Purchase. Users with administrator rights also have the option to create an auto route on the Document Details Page (in addition to the option to do this via Settings > Suggestion Routes or Auto Routes).
Take note: A route created by a user can be viewed and edited by clicking on the User Name > My Routes.
How does the functionality work?
We explain how creating a suggested route works for each user using an example. We created a suggested route for approving invoices. By default, a controller sees the following with an open invoice via the invoice overview:
The user must adjust the Action from Send to Approve and then click Send. In order to work with Blue10 as efficiently as possible, the user can create a suggested route that shows the Approval and To a specific user by default with a possible comment.
Follow these steps:
- Open an invoice that is ready to be processed via the Invoice overview.
- In the Action heading, enter the desired actions for the open invoice:
- Action: In the case of approving an invoice, the Action: Approval.
- To: In the case of approving an invoice, To would indicate a specific user who can approve the invoice.
- Comment: You can place text in the Comment.
- Route: Tick at Route, Suggested Route. A tick on Suggested Route means that the suggested route applies to the relevant administration and one specific supplier. Take Note: A tick at for all suppliers means that the suggested route applies to the relevant administration and all suppliers within this administration.
- Click Send to activate the suggested route and perform the appropriate action. You will see the suggestion on the next invoice from the relevant administration and supplier.
Do you have any questions about this?
Send an email to support@blue10.com or call +31 88 2583101.